Mesa de Ayuda, es el servicio donde los condóminos solicitan ayuda al administrador.
Estas peticiones son privadas entre el emisor y tú como administrador y ningún otro vecino del condominio puede verlas.
Cuando un condómino registra una petición en Mesa de Ayuda recibirás automáticamente un correo electrónico notificando la creación del ticket y también te aparece en el Tablero especial que tienes dentro de Casandra y es desde aquí, donde podrás gestionar las necesidades de tus condóminos.
¿Cómo funciona la Mesa de Ayuda?
Desde la APP o página WEB, el condómino puede levantar un ticket.
¿Cómo se levanta un ticket?
El condómino ingresa a Casandra y del menú selecciona Servicios – Mesa de Ayuda.
Dentro de la pantalla de Mesa de Ayuda, pulsa la barra de Agregar Petición.
Emergerá un formulario donde el condómino podrá agregar una petición de servicio inclusive adjuntar archivos, como fotos o documentos que soporten la petición. Una vez llenado el formulario e incluidos los archivos, al pulsar Agregar Petición, se genera el ticket y tú serás notificado.
¿Cómo atiendo un ticket?
Ingresa a Casandra y desde el Tablero de Mesa de Ayuda, se mostrará la solicitud, pulsa sobre el asunto del ticket.
Te dirige al detalle del ticket, donde por medio de los cuadros de dialogo, puedes responder la solicitud del condómino, adjuntar archivos y una vez concluida la atención; cerrar el ticket, al final pulsa Actualizar esta Petición para que tu respuesta sea enviada.
¿Qué pasa si el ticket no fue dirigido al área correcta?
Si la persona que recibe el correo de notificación, no le corresponde atender el ticket, puede informar al responsable y esta persona podrá atender la petición, para ello solo debe seleccionar la opción de Tomar Posesión.
¿Cómo puedo consultar los tickets que han sido enviados?
Desde tu menú de administrador selecciona Servicios – Mesa de Ayuda y accederás a la pantalla donde te mostrara el historial de tickets recibidos. Así mismo apóyate de las listas de selección para acortar la búsqueda o revisar diferentes enfoques.
NOTA: Si un condómino te hace una solicitud vía telefónica, por correo o de forma presencial, dentro de la pantalla anterior, es posible generar un nuevo ticket, para llevar el seguimiento de esta solicitud, solo pulsa Agregar Ticket, llena el formulario y se registra la solicitud.
Quiero medir el tiempo de atención a solicitudes, ¿cómo lo hago?
En Casandra, muchos de los reportes son exportables a PDF o Excel, en Mesa de Ayuda, tenemos la opción de exportar el histórico de tickets, para analizar la naturaleza y tiempo de atención de las solicitudes.
Ahora conoces como atender y documentar necesidades de tus condóminos; así como supervisar a los colaboradores y socios comerciales, como Seguridad y Limpieza, en cuanto a la calidad de atención ofrecida.