Existen condominios de estadía temporal o de servicios extendidos que implican costos por prestaciones, uso y/o consumo.
Para estas unidades, Casandra ofrece la funcionalidad de Gastos Particulares, que permite llevar un control paralelo por el cobro de servicios que no están relacionados con las cuotas condominales.
Esta función tiene una cualidad, permite tener un SALDO disponible para cubrir gastos aun no efectuados y de los cuales no se tiene control de tiempo o costos.
Gastos Particulares opera mediante Ingresos y Gastos registrados, permitiendo llevar un control de Saldos disponibles o deudores.
¿Cómo registro un ingreso en Gastos Particulares?
Dirígete a Finanzas - Gastos Particulares - Registro de Ingresos, selecciona Torre y Departamento, seguido pulsa la barra de Nuevo Ingreso, para registrar un depósito a la cuenta de la Unidad Privativa.
En la ventana que se muestra, llena los campos en Registro de Ingreso y después pulsa Guardar este Depósito, para concluir el proceso.
Se enlistará el depósito registrado en la relación inferior del departamento. Con el icono de la impresora, podrá visualizar y/o imprimir el Recibo de Pago.
¿Cómo registro Gastos por Pagar?
Primero ingresa a Finanzas - Gastos Particulares - Clasificaciones de Gastos, para registrar los tipos de gastos que administraras desde esta función.
Para poder clasificar correctamente las dispersiones Agrega, Borra o Cambia los tipos de Gastos de la lista existente.
Una vez que se cuenta con Clases de Gastos, podrás registrar un gasto ingresando a Finanzas - Gastos Particulares - Registro de Gastos por Pagar, selecciona Torre y Departamento y pulsa la barra de Nuevo Gasto.
En la ventana emergente, llena cada campo para registrar el gasto, al finalizar pulsa Guardar este Gasto y se mostrará en los gastos del departamento.
NOTA: Si el departamento cuenta con Saldo Disponible, a la par de registrar el gasto, podrás pagarlo, para ello selecciona la casilla Deseo Pagar este Gasto, acción que mostrará una barra en la parte inferior, indica Fecha del Pago e Importe a Pagar, pulsa Guardar este Gasto para concluir el registro.
¿Cómo pago un Gasto existente?
Ingresa a Finanzas - Gastos Particulares - Pagar un Gasto, selecciona Torre, Departamento e indica la Fecha de Pago.
Valida que el departamento cuenta con Saldo Disponible para cubrir el gasto que deseas pagar.
En la parte inferior de la ventana se muestra el detalle de Gastos por Pagar del Condómino, pulsa el icono del Lápiz.
Se activará el campo Pagando para editar, se puede pagar parcialmente o confirmar el monto a pagar de cada Gasto.
Para confirmar el importe a saldar pulsa el icono de la Hoja con la palomita roja y repite esta acción por cada gasto que quieras pagar.
Cuando termines de seleccionar los Gastos por Pagar, en la parte superior derecha de la ventana se mostrará en el campo de Pagando el importe total de los Gastos que serán cubiertos.
Valida que el importe que quieres pagar es correcto y si el Saldo Disponible es suficiente para cubrirlos, pulsa Pagar para confirmar el registro.
¿Cómo cancelo el pago de un Gasto?
Dirígete a Finanzas - Gastos Particulares - Estado de Cuenta, indica la Torre y Departamento, busca en el Histórico de los Ingresos, la fecha de la cual se tomó saldo para pagar el Gasto.
Pulsando el símbolo +, que se encuentra del lado izquierdo de cada Ingreso, te mostrara el detalle de gastos. Localiza el pago a cancelar y pulsa la X de color rojo,
aparecerá una ventana emergente, pulsa Aceptar para eliminar el pago.
¿Es posible pagar cuotas con el Saldo de Gastos Particulares?
Sí, es posible utilizar el dinero disponible de Gastos Particulares para cubrir cuotas periodicas.
Existen dos vías para realizarlo:
1. Aplicar Saldos Masivamente.
Desde Finanzas – Gastos Particulares – Aplicar Saldos Masivamente, con ayuda de la barra de selección indica la Torre en la cual aplicaras pagos.
Con ayuda de las listas desplegables, establece las Condiciones de Aplicación de Saldos.
En la parte inferior de la pantalla se resaltarán con una palomita verde el detalle de departamentos que cuentan con saldo y presentan adeudos de Cuotas y en los cuales se efectuará la aplicación de saldos.
Una vez seguros de las condiciones de Aplicación de Saldos, pulsa Procesar, para concluir el registro.
2. Desde la pantalla de Registro de Ingresos.
Desde Finanzas – Ingresos – Registrar Ingresos, los departamentos que cuentan con Saldo Disponible en Gastos Particulares, mostrarán abajo del campo de fecha de pago un recuadro que muestra el Saldo a Favor del departamento, al encender el interruptor podrás utilizarlo para pagar cuotas.
Reportes de Gastos Particulares
Esta funcionalidad cuenta con diversos reportes para tener un control del proceso.
Estos reportes los encuentras en Finanzas - Gastos Particulares
- Estado de Cuenta: muestra el detalle del comportamiento por departamento.
- Saldos de Gastos Particulares: detalla Saldos Disponibles, Gastos Pagados y Gastos por pagar por cada departamento.
- Reportes de Gastos Particulares: aquí encuentras 4 tipos de Reportes descargables, que te permitirán ver el comportamiento por Torre o Departamento en periodos específicos de fechas.
- Listado de Gastos por Pagar
- Listado de Saldos Disponibles
- Listado de Movimientos
- Estado de Cuenta
Toma en cuenta que si esta función no esta disponible en el menú de Finanzas, debes solicitar sea activada a soporte@casandra.com.mx. El servicio no tiene costo adicional, es parte de la licencia contratada.